L’organisation d’un événement écoresponsable demande une réflexion à chaque étape de sa réalisation. En optant pour les installations vertes du Centre des congrès de Québec et l’accompagnement de son équipe qualifiée, vous minimisez déjà l’impact environnemental de vos activités et votre événement atteint automatiquement le niveau 1 de la norme BNQ 9700-253 Gestion responsable d’événements.
La première étape de votre démarche consiste à concrétiser votre engagement et à vous fixer des objectifs en matière de gestion responsable d’événements. Pour les atteindre, il est fortement recommandé d’obtenir une formalisation d’un engagement des dirigeants de votre organisation.
comment?
Nommez une personne d’autorité chargée des actions responsables afin d’assurer un suivi assidu des initiatives en développement durable en lien avec votre événement. Cette personne peut être responsable des échanges avec votre partenaire en services-conseils, s’il y a lieu, et des communications auprès de vos participants.
Une fois que votre engagement et vos objectifs sont fixés, un travail de communication et de sensibilisation est essentiel auprès de vos participants, partenaires, commanditaires et fournisseurs. Cela permet de mettre en valeur les actions entreprises pour améliorer la performance de votre événement et réduire son impact environnemental. De cette façon, vous susciterez l’adhésion et la collaboration de vos différentes parties prenantes envers votre démarche, sans parler d’un réel sentiment de fierté! De plus, vous les responsabiliserez à l’importance des actions qu’ils poseront durant l’organisation et la livraison de votre événement.
Comment?
Utilisez des moyens écoresponsables cohérents pour communiquer votre engagement, votre démarche et vos actions, que ce soit avant, pendant et après votre événement.
Conseils et astuces
- Consacrez une section de votre site Internet à la diffusion des gestes écoresponsables posés lors de votre événement. Offrez également à vos délégués des documents consultables en ligne ou téléchargeables, comme la programmation, les résumés des présentations, ou autres, en leur mentionnant d’imprimer seulement si nécessaire.
- Profitez de l’invitation aux participants et du discours d’ouverture pour communiquer l’engagement de votre organisation.
- Utilisez l’application mobile événementielle Chime Live en faisant affaire avec Encore, notre partenaire en services audiovisuels. Avec l’accès WiFi haute vitesse mur à mur offert gratuitement par le Centre des congrès de Québec, vos participants pourront accéder facilement aux multiples informations essentielles que vous diffuserez via l’application, et ce, depuis n’importe quel appareil intelligent.
- Si vous devez imprimer des documents informatifs ou promotionnels pour vos participants ou vos partenaires, utilisez le recto verso et recourez à un style graphique permettant de condenser l’information avec esthétisme. Optez pour des imprimeries situées directement ici, à Québec. Et si vous devez produire des affiches, évitez d’y mettre la date et la thématique de l’événement afin de les réutiliser éventuellement (pour les affiches à usage unique, privilégiez des matières recyclables comme le carton ou le Bioboard).
- Prévoyez des moyens pour recueillir les commentaires ou sonder la satisfaction de vos parties prenantes sur les actions responsables planifiées ou posées pendant votre événement. Pour ce faire, vous pouvez installer une boîte de collecte, engager une firme de sondeurs qui sera sur place ou effectuer un sondage en ligne après l’événement (avec une plateforme comme Wufoo, QuestionPro, SurveyMonkey ou autres).
- Fournissez un compte rendu des performances de votre événement à vos parties prenantes.
À la fin de votre événement, il pourrait être intéressant d’en évaluer la performance en développement durable. Si vous souhaitez bénéficier de services-conseils en gestion responsable d’événements ou pousser plus loin votre démarche, sachez que le Centre des congrès de Québec est associé à des partenaires crédibles et expérimentés, comme le Conseil québécois des événements écoresponsables
Ces partenaires pourront vous accompagner dans plusieurs aspects de l’organisation de votre événement comme :
- L’élaboration d’une politique écoresponsable ou d’un plan d’action
- Le développement d’outils de communications et de sensibilisation responsables
- Le choix de fournisseurs, produits et matériels responsables
- La logistique du transport
