L’organisation d’un événement nécessite la participation de plusieurs fournisseurs externes. Ceux-ci couvrent les secteurs suivants : lieux d’hébergement, organisation d’activités, services audiovisuels, services alimentaires, animation, services d’exposition, objets promotionnels, etc.
Le choix de vos fournisseurs peut avoir un impact direct sur l’économie locale et sur vos pratiques responsables de gestion.
Comment?
Choisissez des fournisseurs locaux situés près du Centre des congrès de Québec afin de contribuer à la santé économique de la région et de réduire les émissions de gaz à effet de serre. Grâce aux plus courtes distances parcourues par les personnes et les marchandises, l’empreinte environnementale de tous les acteurs impliqués dans votre événement est réduite.
Privilégiez des entreprises et des organismes locaux qui intègrent des pratiques de développement durable, c’est-à-dire qui prennent en compte l’impact de leurs activités sur l’environnement et qui appliquent des mesures d’atténuation concrètes.
Conseils et astuces
- Offrez à vos participants et à leurs familles la possibilité de s’inscrire à une journée de bénévolat dans divers organismes communautaires de la région, afin de redonner à la communauté. Il existe des répertoires à cet effet.
- L’équipe du Centre des congrès de Québec, celle du Centre de développement local (CLD de Québec), de la Chambre de commerce et d’industrie de Québec (CCIQ) ou encore de Destination Québec cité peuvent vous fournir de l’information sur les fournisseurs de la région rattachés au domaine de l’événementiel.
- Consultez vos participants! Ceux qui habitent la région pourront vous proposer leurs adresses favorites. Une bonne façon de les impliquer.
Une fois que vous avez identifié les fournisseurs avec qui vous souhaitez travailler, il est important de penser également au matériel et aux produits qu’ils vous fourniront pour votre événement.
Comment?
Tenez compte des 3RV (réduction, réutilisation, récupération et valorisation) lors de l’utilisation de matériel et de décors, ou de la distribution d’objets promotionnels et de cadeaux. Envisagez des solutions pour disposer des déchets non conventionnels autres que le plastique, le verre, le métal, le papier et le carton.
Conseils et astuces
- Les éléments de décor pouvant être loués, distribués ou réutilisés sont à privilégier, comme des centres de table comestibles ou réutilisables, des bannières sans date, etc.
- « Moins c’est mieux! » Réduisez au maximum la quantité de matériel et d’objets distribués aux participants. Si vous ne pouvez y échapper, posez-vous les questions suivantes : Sont-ils fabriqués localement et à partir de fibres recyclées, recyclables, équitables? Sont-ils emballés avec des matériaux recyclables ou réutilisables?
Si vous ne pouvez éviter les déchets non conventionnels, informez les responsables du Centre des congrès de Québec. Ils s’assureront de disposer de ces déchets de façon adéquate. Récupérez les porte-noms à la fin de l’événement pour un usage ultérieur en installant dans votre salle une boîte de récupération prévue à cet effet (renseignez-vous auprès de notre équipe à ce sujet!)
Vos commanditaires et partenaires peuvent également avoir un impact sur l’empreinte environnementale de votre événement.
Comment?
Adoptez un plan de visibilité de vos commanditaires et partenaires en évitant la production d’objets.
Conseils et astuces
- Utilisez des moyens durables ou technologiques pour offrir de la visibilité aux commanditaires (écrans de signalisation, mention dans les discours, mention sur les réseaux sociaux, etc.)
- Dans votre affichage et vos communications, spécifiez quels commanditaires et partenaires ont contribué à l’approche écoresponsable de votre événement, par exemple en ajoutant une mention spéciale sous leur logo.
- Incitez vos commanditaires et partenaires à limiter ou à éliminer la distribution d’objets promotionnels et de papier.
Bon choix!
En tenant votre événement au Centre des congrès de Québec, vous avez accès à plusieurs options écoresponsables pour mettre en valeur vos commanditaires :
- Système de signalisation dynamique composé de moniteurs haute définition placés stratégiquement dans les zones de circulation et à l’entrée des salles, en plus de murales vidéo dans les corridors publics.
- Accès Internet haute vitesse sans fil disponible gratuitement, mur à mur, pour tous, en tout temps.
- Application mobile événementielle avec notre partenaire en services audiovisuels, Encore.
- Utilisation de sites de dépôts de documents.
