Transformer un centre de congrès en un lieu sécuritaire pour les événements

Études de cas

En mars 2019, le Centre des congrès de Québec est devenu le village hôte de la 54e Finale des Jeux du Québec. Bien que cela n’ait pas été une mince affaire, le personnel du Centre a réussi le coup! Cet événement s’inscrira dans les annales en tant que modèle à suivre en matière de santé et de sécurité dans un monde plus conscient que jamais de l’importance des mesures sanitaires.

« Il s’agissait de la première fois dans l’histoire de notre événement que les athlètes et les entraîneurs dormaient, mangeaient et se distrayaient dans un même endroit », affirme Martial Derome, coordonnateur des événements pour les jeux. « Ç’a été un projet monumental du début à la fin. »

Pour l’événement de neuf jours, le Centre des congrès de Québec a été temporairement rebaptisé la Centrale des Jeux Hydro-Québec, accueillant 3 300 athlètes de moins de 17 ans et leurs entraîneurs. Les salles du Centre ont été converties en dortoirs. Cinquante douches ont été construites pour offrir un vestiaire accessible aux athlètes et aux entraîneurs. « Nous disposions de moins d’une semaine pour construire les douches et les antichambres, y compris les zones dédiées au maquillage et au séchage des cheveux », ajoute M. Martin Prévost, directeur adjoint et superviseur de la maintenance au Centre. « Nous avons travaillé sans répit pour que tout soit fin prêt pour le début des jeux. »

Une grande cafétéria et des zones de jeux, de divertissement et de détente ont également été prévues à l’intention des athlètes. « C’est comme si nous nous trouvions aux Olympiques », se souvient M. Marc Poirier, directeur de la gestion immobilière et du soutien aux événements pour le Centre des congrès.

Étroite collaboration en matière de santé et sécurité

M. Poirier et M. Prévost, de concert avec leurs équipes respectives, ont travaillé de près avec le comité organisateur, les représentants régionaux et les autorités de la santé publique de Québec pour veiller à la planification de mesures d’hygiène et de sûreté. Comme c’était la première fois dans l’histoire des jeux que tous les athlètes et entraîneurs seraient appelés à habiter sous le même toit, nombre de protocoles ont été établis pour protéger la santé des participants.

« Les organisateurs de l’événement nous ont avisés que le risque d’une éclosion de gastroentérite était de 50 %. Il nous fallait penser à tout », dit M. Poirier.

Dortoirs sûrs

« Chaque participant disposait d’un lit de camp numéroté et identifié à son nom », explique M. Prévost. Cette précaution permettait au Centre des congrès de Québec de réagir rapidement dans l’éventualité d’une éclosion ou d’une infection. Chaque région du Québec s’était également vu attribuer un dortoir à accès contrôlé isolé des participants des autres régions.

« Les quatre premiers jours furent réservés au premier groupe de participants. Une fois leur compétition terminée, notre équipe d’entretien ménager a nettoyé et désinfecté les dortoirs pour les préparer pour le deuxième groupe qui devait y demeurer pour les quatre jours suivants », ajoute M. Prévost.

Salle transformée en dortoir pour les Jeux du Québec. On y voit des lits de camp, chacun d'eux a un sac des JDQ pour les jeunes.
Une employée de l'entretien ménager qui fais sa tournée du grand hall avec son chariot.

Mesures supplémentaires d’hygiène

D’autres mesures d’hygiène avaient également été mises en place. Lorsque les athlètes et les entraîneurs quittaient les lieux pour une journée de compétition, les aires communes de tous les dortoirs étaient nettoyées à fond et désinfectées.

Des stations d’hygiène étaient installées à certains endroits stratégiques et des bénévoles se trouvaient sur place pour rappeler aux participants de bien se laver les mains. Des masques jetables avaient été mis à la disposition de tous les participants. Par ailleurs, des affiches d’information avaient été installées un peu partout dans le Centre pour sensibiliser tout le monde à l’importance de bonnes habitudes d’hygiène. 

Services alimentaires: Gérer la santé des participants et leurs allergies

Les repas étaient servis par le personnel du Centre des congrès de Québec afin d’atténuer le risque de propagation de maladie et d’infection. Des écriteaux sur lesquels étaient énumérés les ingrédients de chaque plat étaient installés à chaque station d’alimentation.

 « Après chaque service, l’équipe de nettoyage du Centre nettoyait et désinfectait à fond la cafétéria et la salle à manger. Nous n’aurions pas pu demander une meilleure équipe. Celle-ci nettoyait les moindres recoins du Centre deux fois par jour! », explique M. Prévost.

Boites repas de notre traiteur Capital HRS sur une table. On y voit de la laitue, une salade de pâtes aux tomates et un gâteau aux carottes.

Une infirmerie temporaire pour plus de sûreté

Conformément à des scénarios élaborés en collaboration avec les organisateurs de l’événement, l’équipe du Centre des congrès de Québec avait également construit une infirmerie temporaire où un médecin et du personnel infirmier étaient disponibles 24/7. L’infirmerie était dotée de salles de consultation, d’observation et d’isolation.

Une surveillance syndromique était effectuée quotidiennement. L’équipe sur place était appuyée par un épidémiologiste de terrain envoyé par l’Agence de la santé publique du Canada. Chaque jour, les entraîneurs devaient remplir un questionnaire pour chaque athlète et pour eux-mêmes concernant divers symptômes comme la fièvre, la toux, les vomissements, la diarrhée, etc

Le nouveau cahier de jeu du Centre des congrès de Québec pour des événements sûrs

« Même si les jeux se sont déroulés avant la pandémie, nos protocoles de santé et de sécurité et les moyens utilisés pour veiller à des services d’alimentation sûrs attestent de l’engagement du Centre des congrès à protéger la santé de ses hôtes », affirme M. Poirier. « Nos partenaires, fournisseurs, employés – en particulier notre équipe d’entretien – ont accompli un travail exceptionnel pour prévenir les problèmes de santé et assurer la sécurité des participants. Nous sommes prêts pour la tenue d’événements post-pandémie. »

M. Derome ajoute que « l’équipe du Centre des congrès de Québec a su faire respecter des normes strictes d’hygiène, et ce, sans entraver l’expérience positive des participants. Tous ont fait preuve d’un grand professionnalisme; leur attitude avant-gardiste a contribué de manière significative à la santé de toutes les personnes présentes. »

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