Comment organiser avec succès des événements hybrides et virtuels

26 mai 2020

Conseils pour réussir son événement virtuel

Premier conseil à retenir : un événement virtuel doit se rapprocher d’un événement traditionnel et offrir des repères familiers aux participants. Ceci étant dit, il ne faut pas tomber dans le piège du copier-coller, notamment en ce qui concerne la programmation!

Vous avez tous vécu des réunions virtuelles durant le télétravail et la distanciation sociale qui se sont avérées de véritables chaos! On retrouve d’ailleurs d’excellentes parodies sur les réseaux sociaux. Évitez donc d’introduire ce chaos dans un contexte d’événement officiel. Certaines choses, qui pourraient être acceptables pour une réunion interne ou une rencontre familiale, seraient inadmissibles à présenter devant des participants ayant payé pour accéder au contenu. Après tout, ceci à un impact direct sur l’image de votre événement et un événement virtuel mérite le même niveau de professionnalisme que sa version présentielle.

Ainsi, des éléments propres à l’événement « physique » doivent être maintenus lors d’événements virtuels :

1. Élaborez un script/déroulement de l’événement et le respecter.
2. Prenez le temps d’orchestrer le déroulement avec les différents intervenants.
3. Répétez avec vos présentateurs/panélistes en amont du direct et assurez-vous que tous comprennent leur rôle et à quel moment ils doivent intervenir.
4. Engagez des animateurs/modérateurs professionnels pour dynamiser et encadrer l’événement. Ils s’assureront que les transitions sont fluides et professionnelles entre les présentations. Grâce à eux, les discussions de groupe seront plus ordonnées et efficaces.
5. Encouragez l’interaction entre les présentateurs et l’auditoire. Mettez en place des mesures et planifiez certaines interventions visant à faire participer le public. L’interactivité, tendance forte des dernières années, est d’autant plus importante pour les événements virtuels puisque la durée d’attention des participants est très réduite. Exemple : votation électronique, ludification, etc.

Quelles plateformes utiliser?

Pour la tenue d’un événement officiel, nous vous recommandons la prudence avec les plateformes gratuites (ou à très faible coût) qui existent sur le marché.

D’une part, la notion de gratuité pour l’utilisateur est relative puisque derrière elle se cache un financement par des compagnies qui achètent les données pour un usage commercial ou la présence d’annonces sur la page.

D’autre part, l’absence de soutien technique avec ces plateformes peut rendre les organisateurs d’événements vulnérables et vous place à risque d’un échec de déploiement. Encore là, les participants qui auront payé une inscription pour assister à votre événement s’attendront à ce que tout se déroule sans faille. Ces plateformes ne permettent pas non plus, pour les organisateurs, l’accès aux données pertinentes pour mesurer la rétention, la portée et l’impact de l’événement.

L’environnement technique

Un des enjeux des événements 100 % virtuels est qu’on ne contrôle pas les composantes techniques des présentateurs, qui diffusent depuis leur domicile ou bureau. On pense ici à la qualité et à l’abondance du débit de la bande passante (Internet), à la qualité du son et de l’éclairage, au cadrage de la caméra, aux bruits nuisibles tels que les aboiements de chiens en arrière-plan, etc. Nous conseillons donc de privilégier un studio de production/diffusion physique, dans le respect des normes de santé publique et de distanciation, qui vous permettra de réunir des présentateurs dans un environnement contrôlé.

Le Centre des congrès de Québec offre cet environnement technique optimal, notamment en matière de capacités et de fiabilité Internet, qui permet de réaliser avec succès vos événements virtuels. Faites confiance à des experts bien rodés qui sauront vous accompagner et vous donner un service exemplaire.

Dernier conseil : vous devriez vous en remettre à des entreprises spécialisées pour vous guider dans vos projets d’événements virtuels. La stabilité, la fluidité, la qualité et le professionnalisme seront donc au rendez-vous.