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Réservations de blocs de chambres 4 astuces pour réserver votre hébergement en événement

5 avril 2019

En plus de réserver des espaces pour la tenue de son événement, l’organisateur de congrès doit prévoir la réservation de blocs de chambres. Le volet hébergement est un réel défi tant pour les hôteliers que pour les planificateurs d’événements. Découvrez quels sont les 4 point importants pour deux expertes, Lynn Chiasson, directrice adjointe aux ventes au Centre des congrès de Québec, et Isabelle Godin, directrice des ventes senior à l’hôtel Hilton Québec pour bien planifier le séjour hôtelier de vos délégués.

  • Réservation de salles de réunion dans l’hôtel : si vous devez réserver  des salles de conférences dans un hôtel lors d’un congrès, selon la disponibilité et le délai de réservation, un minimum de nuitées sera possiblement exigé. 
  • Séjour prolongé : pensez à prolonger le tarif congrès pour les réservations sur les jours précédents et suivants votre événement afin de tenir compte des participants qui désireraient prolonger leur séjour.
  • Les petits plus : il est possible d’obtenir des concessions ou privilèges selon le nombre de nuitées négociées à l’avance (nuitées gratuites ou surclassements).

4   Mettre en place une stratégie de réservation 

Afin de vous assurer que les chambres préréservées seront occupées dans l’hôtel choisi pendant votre événement et que les participants ne réserveront pas dans d’autres hôtels, faites-en la promotion auprès de votre clientèle. Le tarif négocié inclut les frais de salles, repas, etc. Pensez à proposer un incitatif pour ceux qui auront utilisé l’hôtel hôte du congrès (crédit sur l’inscription, pénalité si non logé dans l’hôtel hôte, activité exclusive, rappel de code promo, etc.).

  • Mode de paiement : l’hôtelier pourrait exiger le paiement d’une nuitée non remboursable lors d’une réservation afin de limiter le risque financier du client (attrition) en cas d’annulation de dernière minute.
  • Demeurez en contact constant avec l’hôtelier afin de suivre l’évolution des réservations. Vous pourrez ainsi adapter vos actions en fonction de celle-ci.

Terminer en beauté:

  • À la fin de l’événement, revoyez le registre de réservation avec le client afin de vous assurer d’avoir comptabilisé l’ensemble des réservations et d’avoir le portrait réel de l’occupation du congrès. Comparez votre liste d’inscription avec le registre de l’hôtel afin de considérer les réservations qui auraient pu être faites hors bloc.
  • Ce bilan vous permettra de mieux penser à votre stratégie en vue de vos événements futurs. Plus vous connaîtrez les besoins de vos participants, plus vous serez en mesure de prévoir la suite.

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